АНАЛИЗ: как правильно выбрать постамат

Электронная торговля и, что особенно важно, торговля товарами, бывшими в употреблении, быстро растут. Поэтому успех любого перевозчика на последней миле всё больше зависит от способности выстроить коммерчески жизнеспособные операции вне дома (OOH), ориентированные на клиентов. Такой формат выгоден благодаря более низким затратам, операционной эффективности и экологическим преимуществам на последней миле. Клиенты регулярно спрашивают, как выбрать подходящий постамат для своего бизнеса.

Поэтому Last Mile Experts подготовила серию из четырёх статей, посвящённых ключевым направлениям:

• выбор подходящего оборудования;

• выбор подходящего программного обеспечения;

• создание правильной сети;

• совершенствование пунктов выдачи (PUDO).

В этой статье рассматриваются все ключевые элементы, которые нужно оценить перед выбором постамата (также известного как автоматизированная почтово-посылочная машина, APM), его аппаратной модели и поставщика.

Следующие три статьи, посвящённые остальным направлениям, дадут целостное представление о том, как создать подходящую сеть OOH для своего бизнеса. Такая сеть позволит снизить совокупную стоимость владения (TCO), улучшить клиентский опыт (CX), а также обеспечить работоспособность продуктов и процессов.

Все эти элементы входят в уникальный практический семинар Last Mile Experts «Совершенствование пунктов выдачи и постаматов». Подробнее — по ссылке.

Шаг 1. Подготовка и определение потребностей

Нередко к нам обращаются организации, которые закупили пилотную партию из 20 или 30 машин, а затем обнаружили, что затраты на интеграцию и ввод в эксплуатацию делают проект экономически нецелесообразным. Обычно постаматы становятся прибыльными при загрузке около 50%.

До начала переговоров с производителями необходимо понять, какое место постаматы занимают в общей стратегии OOH и каковы точные требования к ним. Для этого важно обсудить проект со всеми заинтересованными сторонами, включая пользователей, арендодателей, муниципалитеты и девелоперов, а также составить подробный список требований к постаматам.

Следует учитывать:

• размещение в помещении или на улице;

• размер постамата — количество ячеек и их размеры;

• классическую модель — питание от электросети и подключение к интернету — или постамат нового поколения с аккумулятором и солнечной энергией, а также работу по Bluetooth;

• наличие экрана или взаимодействие через приложение без экрана;

• необходимые периферийные устройства и функции, предусмотренные законом и/или коммерческими требованиями: камеры, клавиатуры, экраны, платёжные модули, принтеры. Следует учитывать, что принтеры относятся к периферийным устройствам, которые выходят из строя чаще всего. Также важно проверить, соответствует ли крепление постамата требованиям безопасности при ветровой нагрузке;

• отвечает ли машина потребностям пользователей с инвалидностью.

Шаг 2. Проверка критериев и система оценок

Качество любой процедуры тендера или отбора зависит от установленных проверок и системы оценок. Хорошая процедура расставляет приоритеты в соответствии с их значимостью для бизнес-модели. Это помогает принимать более обоснованные решения и избегать ошибок, например покупки машины, которая не соответствует местным законодательным требованиям. Хотя это может показаться невероятным, такие случаи действительно происходили. Рассмотрим несколько ключевых факторов.

Стоимость постамата и совокупная стоимость владения

Первая ошибка многих компаний — ориентироваться только на закупочную цену. На самом деле она составляет лишь около 20% совокупных затрат на эксплуатацию сети постаматов.

Важно учитывать долгосрочные расходы, включая техническое обслуживание и интервалы между его проведением, стоимость лицензий на программное обеспечение и сервисов, энергопотребление, прямые и косвенные затраты на размещение, периодическую сертификацию, срок службы машины, а также необходимость обновления программного или аппаратного обеспечения. Условия гарантии и соглашения об уровне сервиса (SLA) также существенно влияют на TCO.

Технология замков и безопасность машины

Замки — одна из важнейших частей постамата. При их неисправности клиенты могут не получить или не отправить свои посылки. В худшем случае любой человек сможет забрать посылку из открытой ячейки. Кроме того, качественные замки могут потреблять меньше энергии, что особенно важно для постаматов с аккумуляторным питанием.

У производителя можно уточнить, сколько циклов открывания используется при тестировании замков и какие сертификаты доступны. На рынке работает несколько производителей постаматов, предлагающих разные сочетания качества и стоимости. Некоторые из них проектируют и/или производят замки самостоятельно. Именно замки относятся к периферийным компонентам, которые выходят из строя чаще всего, особенно в уличных машинах, работающих в экстремальных климатических зонах, например в странах Северной Европы.

Ключевые компоненты

Важно оценить качество материалов и инновационных технологий, используемых в постамате. От этого зависят его общая надёжность, эффективность и клиентский опыт. В первую очередь следует изучить технологию экрана — ёмкостную или инфракрасную, — камеры, сканер штрихкодов, основной процессор, встроенный в экран или отдельный, технические характеристики, модульность машины, варианты жёсткого диска — SSD или HDD, функции удалённого восстановления, датчики занятости ячеек, датчики присутствия клиента и движения, подсветку ячеек, варианты надёжного крепления и ограничения, включая защиту от несанкционированного вмешательства, соответствие требованиям, сертификацию, энергопотребление, пользовательский интерфейс и доступность.

Базовая закупочная цена

Разумеется, базовая стоимость постамата важна для бюджета проекта. Существенное значение имеют такие детали, как валюта, условия поставки Incoterms — место доставки APM и факт оплаты налогов и пошлин — и возможные таможенные расходы.

Гарантия, документация и SLA

Помимо условий и срока гарантии, важно понять, способен ли производитель обеспечить надёжное послепродажное обслуживание, включая техническое обслуживание, ремонт и поддержку клиентов. Критически важно наличие собственных либо проверенных сторонних служб поддержки, а также хорошего доступа к запасным частям. Большое значение будут иметь показатели эффективности и штрафные санкции. Наконец, качественная документация особенно важна, если вы решите прекратить сотрудничество или поставщик не сможет выполнять свои обязательства.

Проекты с клиентами-референсами

Важно запросить рекомендации и отзывы предыдущих клиентов, а затем лично связаться с ними. Это позволит получить информацию из первых рук о продукте, качестве обслуживания и общей эффективности, а также о проблемах, с которыми они столкнулись.

Аппаратное обеспечение, устойчивость — класс защиты IP, системы отвода воды, устойчивость к пыли и вандализму — и экологичность

Тщательно изучите качество корпуса, включая прочность материалов и способность защищать оборудование от проникновения воды и пыли. Вода особенно опасна: в условиях отрицательных температур она может серьёзно повредить двери и замки. Также важно оценить, насколько технология экологична с точки зрения используемых материалов и энергопотребления.

Общие сроки поставки и производства

Не забудьте оценить время, необходимое производителю для изготовления постамата, включая прототип, если он нужен, а также его доставки и установки.

Опыт, география работы и гибкость поставщика

Оцените опыт производителя в реализации проектов, его возможности по установке в нужных регионах и способность адаптироваться к конкретным потребностям клиента. Речь может идти о кастомизации, изменении сроков, репутации, надёжности и других важных для вас требованиях. Также выясните, способен ли поставщик при необходимости быстро нарастить объёмы производства. И наоборот, если вам нужна небольшая партия машин, не окажется ли поставщик настолько крупным, что такой заказ не будет ему интересен?

Риски, связанные с поставщиком, и SLA

Тщательно изучите потенциальные риски, связанные с производителем: финансовую устойчивость, юридические проблемы или сделки по слиянию и поглощению, из-за которых вы можете приобрести машины у прямого конкурента.

Ниже приведён пример системы выбора оборудования, которую использует один из наших партнёров — Smartmile.

Шаг 3. Исследование рынка и формирование короткого списка производителей

Составьте короткий список компаний, которые соответствуют всем вашим критериям или хотя бы ключевым критериям, определённым в рамках проверок на шаге 2.

Шаг 4. Запрос предложений

Направьте запросы предложений (RFP) и запросы информации (RFI) производителям из короткого списка. Укажите конкретные требования и ожидания, а также предоставьте как можно больше информации о тендерной процедуре и своих потребностях. Собирайте ответы по заранее подготовленному шаблону. После получения подходящих ответов проведите интервью с производителями, чтобы подробно изучить их предложения. Сравните предложения с учётом критериев, рассмотренных на шаге 2.

Шаг 5. Определение весов для каждого критерия

Чтобы сделать процедуру оценки максимально подходящей для вашего бизнеса и более объективной, подготовьте анкету и оцените важность каждого критерия в процентном выражении. Каждый проект имеет свои особенности, но мы предлагаем следующие веса:

TCO — 30%

TCO получает наибольший вес, поскольку отражает долгосрочные расходы, связанные с владением и обслуживанием сети постаматов.

Безопасность и технология замков — 15%

Вес этого критерия отражает важность надёжного и защищённого доступа клиентов к своим посылкам, а также защиты отправлений.

Используемые технологии — 20%

Технологии в системе постаматов критически важны: они влияют на эффективность, пользовательский опыт и адаптивность. Выбранные технологии должны быть современными, масштабируемыми и адаптируемыми. Это обеспечит бесшовную интеграцию, удовлетворённость пользователей и актуальность решения в долгосрочной перспективе.

Основные направления оценки:

• адаптивность и масштабируемость — для работы с меняющимся спросом;

• интеграция программного обеспечения — для стабильной работы;

• пользовательский интерфейс — для инклюзивности и удовлетворённости пользователей;

• безопасность данных — для защиты конфиденциальности пользователей;

• надёжность и экологичность — для соответствия целям компании;

• кастомизация и брендинг — для повышения вовлечённости;

• удалённый мониторинг — для обеспечения бесперебойного обслуживания;

• совместимость с будущими версиями — для предотвращения морального устаревания.

Вес в 20% подчёркивает ключевую роль технологий в долговечности, адаптивности и ориентации системы на пользователя. Это помогает сохранять её актуальность и обеспечивать удовлетворённость клиентов.

Гарантия и SLA — 20%

Готовность и способность производителя обеспечивать надёжную и своевременную послепродажную поддержку, включая техническое обслуживание, ремонт и помощь клиентам, критически важны для долгосрочного успеха сети постаматов. Вес этого критерия подчёркивает значение сильной системы поддержки при оценке предложений.

Клиенты-референсы и установленные машины — 5%

Опыт и репутация производителя, подтверждённые успешно реализованными проектами и удовлетворёнными клиентами, дают ценную информацию о его возможностях и надёжности. Вес этого критерия отражает важность учитывать послужной список производителя при принятии решения.

Аппаратное обеспечение, устойчивость — класс защиты IP, системы отвода воды, устойчивость к пыли и вандализму — и экологичность — 10%

Способность постамата работать в экстремальных погодных и эксплуатационных условиях особенно важна для уличных установок. Этот критерий охватывает устойчивость системы к воде и пыли, которые могут влиять на производительность и срок службы машины. Разумеется, в экстремальном климате, например на Ближнем Востоке или в странах Северной Европы, этот критерий должен иметь больший вес или даже быть обязательным предварительным условием. Кроме того, экологичность становится всё более важной, особенно в Европе.

Общие сроки поставки, включая производство, и стабильность компании — 10%

Сроки изготовления прототипа, если он нужен, поставки и установки системы постаматов влияют на график проекта. Вес этого критерия подчёркивает важность учитывать ожидаемые сроки поставки и монтажа при выборе производителя.

Гибкость компании — 5%

Способность производителя адаптироваться к конкретным потребностям клиента, например к кастомизации или изменению сроков, важна для беспроблемного сотрудничества.

Шаг 6. Ранжирование участников и выбор лучшего поставщика

Оцените каждого производителя по каждому критерию по шкале от 1 до 10, основываясь на его предложении и ответах во время интервью. Умножьте оценку по каждому критерию на соответствующий вес. Затем рассчитайте итоговую взвешенную оценку каждого производителя, сложив баллы по всем критериям. В результате вы получите инструмент, который поможет выбрать производителей, наиболее соответствующих вашим потребностям, и определить приоритеты.

Шестишаговое руководство Last Mile Experts позволяет проводить объективную и эффективную по времени оценку. Структурированный подход поможет избежать ошибок, с которыми сталкиваются многие операторы APM, и выстроить более простой и безопасный процесс принятия решений.